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Proposte e ricerche

Ricerca di documenti



Record e campi

I libri e le riviste sono registrati in unità dette record. Ogni record è la descrizione di un’opera: ne indica le caratteristiche bibliografiche come titolo, autori, anno ecc.

Le informazioni sono memorizzate in campi, parti del record: un campo per il titolo, uno per l'autore, uno per l’anno ecc.

Tutti i record complessivamente formano il database, o banca dati.

L’interrogazione

Interrogare un archivio significa verificare se una o più parole siano presenti in qualche record che costituisce il database.

L’utente deve inserire le parole negli spazi predisposti sulla pagina web; il sistema visualizzerà i record che contengono le parole digitate.

Utilizzare i diversi campi

Poiché i record sono divisi in campi, generalmente conviene cercare in un determinato campo: se per esempio si stanno cercando le opere di Mario Ancona, si cercherà la parola “ancona” solo nel campo “autore”; cercando la stessa parola con la ricerca libera si avranno tra i risultati i documenti che hanno “ancona” anche come tema e nel titolo.

Quando si conoscono esattamente i dati delle opere che si stanno cercando, conviene cercare per autore o per titolo.

Quando invece si sta cercando qualsiasi opera che tratti un determinato argomento, il metodo più logico è cercare nel campo del tema. Tuttavia non è detto che in questo modo si trovino tutti i record pertinenti all’argomento cercato, perché i soggetti si basano rigidamente su vocabolari controllati, per cui il soggetto appropriato per l’argomento cercato potrebbe non essere il termine che si ha in mente, ma un suo sinonimo.

Per superare questi limiti, alla ricerca nel campo del soggetto si possono affiancare altre strategie.
Innanzitutto si possono cercare nel campo del titolo una o poche parole che si presume potrebbero comparire nei titoli delle opere che interessano (anche le stesse usate nel campo del soggetto).

Anche quando è possibile farlo, infine, non conviene riempire troppi campi contemporaneamente, perché così si rischia di restringere troppo la gamma dei possibili risultati: basta infatti che ci sia un’inesattezza in uno dei termini richiesti, perché la ricerca non dia alcun risultato.
Perciò, anche se si cerca un testo di cui si conoscono tutti i dati bibliografici, conviene utilizzare solo uno o due campi per volta, selezionando alcune parole particolarmente significative che si desidera compaiano nei record. Se risulteranno troppi record, si potrà sempre raffinare la ricerca in un secondo tempo.

La ricerca

Come immettere i termini cercati

Come consigliabile generalmente per i motori di ricerca, nella maschera di ricerca vanno immesse una o poche parole il più possibile significative, in qualsiasi ordine, separate da uno spazio.
Ad esempio, per cercare il libro “Storia del latifondo nella provincia di Ancona” si può immettere nel campo titolo:

latifondo provincia ancona

Per cercare un autore, si consiglia di inserirne soltanto il cognome.

Si sconsiglia di utilizzare segni di punteggiatura; ad esempio, per “Massimo D’Azeglio” si hanno i migliori risultati cercando “massimo azeglio”, e per “L’Aquila” cercando “aquila”.

Come inserire le richieste

Non fa differenza utilizzare lettere maiuscole o minuscole.

Per quanto riguarda i segni diacritici (segni che si scrivono sopra le lettere, come accenti, dieresi, cediglia, tilde eccetera) di solito, omettendo i diacritici si trovano anche le parole che li contengono; eventualmente, si può provare sia ad usarli che a non usarli. Nel caso dell'umlaut (segno di dieresi in parole tedesche) si può provare sia ad ometterlo che a sostituirlo con una “e”: “Müller” può corrispondere a “Muller” oppure a “Mueller”.

Un discorso simile vale per i segni di punteggiatura (virgole, punti, due punti eccetera), i trattini (hyphen) e gli apostrofi: vengono trascurati automaticamente, per cui la cosa più semplice è ometterli.
Occorre fare attenzione che, laddove si troverebbe un trattino o un apostrofo, deve essere lasciato uno spazio bianco, per evitare che le due parti vengano considerate un’unica parola. Ad esempio, per cercare “Lévi-Strauss” bisogna digitare “levi strauss” e non “levistrauss”; per cercare “D’Azeglio” bisogna digitare “d azeglio” e non “dazeglio”.

Vengono tralasciate automaticamente le cosiddette stop word, cioè un insieme di parole corte che si usano frequentemente, come articoli, preposizioni e congiunzioni.
In generale, le parole corte e molto comuni possono essere omesse nelle ricerche, anche perché non sarebbero di grande aiuto nel trovare i record giusti. Cercando un titolo come “Istituzioni di economia e politica agraria”, basterà digitare “istituzioni economia politica agraria”.
Gli articoli iniziali, in particolare, devono essere omessi, in quanto vengono trascurati nell’ordine alfabetico (come avviene nei cataloghi cartacei): per cercare “I promessi sposi”, quindi, occorre digitare “promessi sposi” e non “i promessi sposi”.

Gli operatori logici: and e or

Quando si inseriscono più parole contemporaneamente, di solito gli opac cercano i record che le contengono tutte.

Ciò significa che una ricerca come:

anemia mediterranea

equivale a:

anemia AND mediterranea

AND (“e”) è uno degli operatori logici fondamentali, che derivano dall’algebra di Boole e vengono impiegati dai calcolatori per compiere moltissime operazioni. Gli altri operatori fondamentali sono OR (“o”) e NOT (“non”); talvolta AND e NOT si possono anche scrivere, rispettivamente, + e -.

Se non si specifica diversamente, viene usato come default l’operatore AND: quindi più parole si inseriscono, più si restringe il numero dei possibili risultati, perché i record ottenuti in risposta dovranno contenere contemporaneamente tutte le parole richieste. Al contrario, quando l’operatore fra le parole è OR, il numero dei possibili risultati si allarga, perché i record in risposta saranno sia quelli che contengono una delle parole, sia quelli che ne contengono un’altra, sia quelli che le contengono entrambe, eccetera:

anemia OR mediterranea

produrrà record contenenti solo la parola “anemia”, altri contenenti solo la parola “mediterranea” ed altri ancora che le contengono entrambe.

L’operatore OR è particolarmente utile quando non si conosce il termine esatto da cercare, ma se ne ipotizzano diversi alternativi; se per esempio non si sa se il soggetto dei volumi che interessano sia “terreno” oppure “suolo”, si può inserire la ricerca:

Soggetto = terreno OR suolo

che restituirà i record contenenti l’una o l’altra delle parole.

L’operatore NOT si può usare per escludere i record contenenti una parola indesiderata. Si supponga per esempio di stare cercando libri riguardanti la valutazione dei prodotti nell’industria, e di aver ottenuto con la ricerca:

Titolo = valutazione

anche un grande numero di record riguardanti la valutazione di impatto ambientale, che non interessano. Si potrà allora ripetere la ricerca inserendo:

Titolo = valutazione NOT impatto

in modo da escludere dai risultati i record che contengono la parola “impatto”.

Oltre che all’interno di un campo, gli operatori logici possono funzionare anche fra campi diversi: per esempio, la ricerca:

Titolo = latifondo OR Temi = etologia

restituisce tutti i record che contengono o la parola “comportamento” nel campo titolo, o la parola “etologia” nel campo soggetto.

Parole troncate

Un’altra possibilità è di cercare parole che inizino con una certa sequenza di lettere, ovvero parole tronche, terminandole con l’apposito simbolo. Ad esempio:

adriatic%

cercherà documenti con le parole "adriatica", "adriatiche", "adriatici", "adriatico", "mare adriatico" eccetera.

Il troncamento è un modo per evitare di dover digitare lunghe sequenze di termini alternativi aventi una stessa radice, separati dall'operatore OR. Per esempio, la ricerca riportata sopra equivale a

bovina OR bovine OR bovini OR bovino OR bovins OR ...

Troncare la parola può essere utile per cercare un termine indifferentemente al plurale o al singolare.

Il troncamento è un caso particolare dell'uso dei cosiddetti caratteri jolly, ossia simboli che possono corrispondere a qualsiasi carattere, oppure a una sequenza di caratteri di qualsiasi lunghezza.

Affinamento della ricerca

Che cosa fare quando una ricerca non produce nessun risultato soddisfacente? Innanzitutto conviene chiedersi a che cosa questo possa essere dovuto, e quindi regolarsi di conseguenza.

Se non si ottengono i risultati attesi

I motivi possono essere:

  • errori nell’inserimento delle parole: controllare ortografia, uso dei diacritici e punteggiatura;
  • la citazione bibliografica di partenza non era corretta: verificare la fonte;
  • errori nell’uso dei campi oppure degli operatori logici;
  • la ricerca è stata limitata ai soli titoli disponibili (l’impostazione predefinita è la ricerca di tutti i titoli): disattivare il segno di spunta dell’opzione relativa nella maschera di ricerca;
  • l’opera non è ancora stata inserita.

Se si ottengono troppi risultati

Se una ricerca produce una grande quantità di record, la maggior parte dei quali non sembrano interessanti, piuttosto che scorrerli tutti conviene fare una nuova ricerca utilizzando dei termini più specifici: scegliere parole meno comuni per i titoli e i soggetti, specificare l'autore (eventualmente anche il suo nome, se il cognome è piuttosto comune), specificare un intervallo di date, utilizzare più campi contemporaneamente.

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